ぷろまね裏通り - PMO運営/プロジェクト管理の事例から学ぶ

PMO運営のコツってなに?プロジェクトマネジメント、プロジェクト管理とは何か?ユーザー企業システム部門の役割とは?グローバルプロジェクトのコツは何か?を考えるブログ。ベンダー側、ユーザー企業双方のPMのヒントになる知恵を蓄積し、気づきを提供します。そしてPMの海外出張までサポート。資格もいいけど現場知識を習得しよう。

課題管理をやってないやつは仕事していないと見なす。

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どうも、Redgrayです、こんばんわ。

プロジェクトマネジメントの課題事例を考察して、現場で使えるプロマネ小技集を積み上げていく「PM裏通り」にようこそ。
本ブログを「PMO、プロジェクトマネージャ」の指南書にすべく書き連ねていこうと思います。

 

今日はユーザー企業、ベンダー側双方のプロジェクトマネジメントで使えるコツです。

 

 今日のテーマは「課題管理」です。

 

「課題管理をやってないやつは仕事していないと見なす。」

 

 

 

「課題管理をやってないやつは仕事していないと見なす。」

ぐさっと刺さりますね。この言葉。

 

これは私が社会人1年生の時に当時の(良い意味で)キレッキレの上司から言われた言葉です。

 

当時の私は1年生にしては結果的に結構仕事をこなせていたと思います。別に天狗になんてなっていませんでしたが。「まぁ、それなりにちゃんとできているな」と自分なりに思っていました。

 

でもある日、上司からの進捗状況確認の時に聞かれました。

 

キレ上司:「課題はあるか?」

 

私:   「はい、えっと、これとあれと。」

 

キレ上司:「課題のリストはないの?」

 

私の心の声:(やべ、リストあったけど、3週間くらい更新していないな)

私:   「いや、あるんですが、ちょっと古いです」

 

キレ上司:「課題管理もやってないのか。

      俺は課題管理をやってないやつは仕事していないと見なす。

      ちゃんとしろ。」

 

私:   「はい!すみません。」

 

この言葉は当時の私の心に強烈に突き刺さりました。

 

振り返ってみると結果的にこの「キレ上司」の言うとおり、課題管理すらきちんとできていないのに、たまたま自分の仕事がうまく行っていただけだと思います。

 

課題管理は基本中の基本動作

課題管理って基本中の基本動作なんですよね。

 

自分が問題だと思っていること

プロジェクトを進める上で邪魔担っているもの

どうしたらいいかわからないもの

 

とにかく自分が困ることを、Excelのリストの買いておけば良いだけのこと。最近はWebサービスで課題管理しますが。(時間と共に記事が陳腐化するので具体的サービス名はあえて書きません。)

 

他の人から聞いたことでも、プロジェクトとして困ることがあれば課題リストに書いておけば良いのです。

 

一度くらい上司に「これは課題じゃねーよ。」って言われるかもしれませんが、その時に「あ、これは課題じゃないんだな、Todoなんだな」て気づけばそれで良いです。

 

課題リストに書くべきかどうかわからなかったら、とりあえず書く習慣にすれば良いでしょう。

 

課題リストの最新状態を維持する

最新の状態・情報を維持するには、1週間に1度、内容を確認して最新化する時間を決めるだけ。これだけで、内容は陳腐化せず、最新状態を維持できるものです。

 

過去1週間以内の最新状況が課題リストに反映されていなくても、それくらいであれば問題ありません。

 

重要なのは、最新化する作業や、チームメンバーと課題の棚卸しする時間を決める事です。

 

毎週月曜日の10時から

 

といった様に課題リストを確認・最新化する時間を決めて、1週間に1度、その1時間作業すれば良いのです。

 

プロジェクトが忙しくなってくると、この課題リストを最新化する作業もサボってしまうことがあるのですが、それはプロジェクトとしては末期状態と思いましょう。

 

課題管理、課題リストの最新化はプロジェクトマネジメントの基本動作です。

 

この作業すら行う時間が取れないのであれば、何か別の大きな問題がプロジェクトにあると思って良いです。

 

(言い換えると、課題リストすら最新化できない状況には、なかなか陥らないです。私の若い頃の様に、そもそも課題管理が重要である事を知らない場合は別として。)

 

 余談ですが、課題管理がPMBOKの10の領域に出てこないのは個人的に不思議なんですよね。「わざわざ言うまでもなく課題管理は基本動作ですよ」ということなんだろうと解釈しています。

 

それでは今日はこの辺で。

 

 

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