上位職マネジメントがあなたに質問する基本パターン：コミュニケーション
どうもRedgrayですこんばんわ。
プロジェクトマネジメントの課題事例を考察して、現場で使えるプロマネ小技集を積み上げていく「PM裏通り」にようこそ。
本ブログを「PMO、プロジェクトマネージャ」の指南書にすべく書き連ねていこうと思います。
プロジェクトの進捗管理会議って必ずありますよね。この進捗会議で上位マネジメントやプロジェクトオーナーが、ヒエラルキーの下にいるメンバーに質問する基本パターンについて解説します。
基本の質問パターンなので、聞かれる方の人は、逆にこの答えを用意しておけば大丈夫ってこと。
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プロジェクトオーナーや上位職のマネジメントが進捗管理会議の場で聞く基本パターンは決まっています。
例えば、
プロジェクトオーナーである役員が、プロジェクトマネージャである部長に対して行う質問。
プロジェクトマネージャが、各チームリーダーに対して行う質問。
チームリーダーが、自分のチームのメンバーに対して行う質問。
どれも、上位職がヒエラルキー階層の下位メンバーに対して行う質問のことです。
ここで言う上位職とはドラクエの「スーパースター」とか、「ゆうしゃ」ではなく、
「役員」や、「部長」「プロジェクトマネージャ」といった職位ね。
上位職が役員とか上に行けば行くほど、奥の深い質問をされたり、視点がコスト・効果によったビジネス視点になる、という変化はありますが、基本の質問パターンは同じです。
この質問に対する答えをおさえておかないと、プロジェクトマネージャーや、チームリーダーは失格だ。
上位職が下位職に対して問う質問は決まっている
上位職マネジメントが進捗会議の場で聞きたくなる質問の基本パターンに対しては、
すなわち質問を受ける立場であるプロジェクトマネージャや、チームリーダーは質問に回答・報告できるようにしておかないといけない内容だと言う事。
マネジメントからの質問パターンは簡単です。
例えば、「進捗状況が遅れています」という報告を下位職側がしたとする。すると上位職からの質問はこんな感じ。
・そのタスクの納期はいつ？
・リリースはいつ？
タスクが遅れているとしたら、、
・どの程度遅れているのか？
・遅れの原因は？
・対策は？
・（その対策の）見込みは？
そして必ず聞きたくなるのが
・課題は？
PMやリーダーはこの質問に答えれる様に考えて回答を用意すれば良いということ。
課題についてはこちらもどうぞ。
上位職マネジメントは、これらの質問に加えて、その時の大きな課題の原因を深堀りしたり、将来のシナリオの話をしたり、予算の話をしたり、将来の体制の話をする。
それに対して、下位職にあたるプロジェクトマネージャやチームメンバーは、基本動作として、
自分が責任を負う範囲の状況を把握して、
自分の言葉で上位職に語れる様に準備しておく
ことが必要。これができないとダメですよ〜。
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言葉で語るのが苦手な人ほど、きちんと資料を作りましょうね。いつもの課題管理表で説明するのが難しいなら、自分が説明しやすいような資料を作って、
「あなたが見やすい様にまとめました」
なんて一言をそえれば、
「お、気の利いたやつだな」
と思われますよ。
この様に人と人のコミュニケーションなんて、「モノは言いよう」ですので、「説明苦手なんですぅ」なんて言わずに「あなたが見やすい様にまとめました」って、上手に相手に伝えましょう。
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